Come classificare i documenti per trovarli facilmente

Come? "O" Cosa classificare i documenti ? Cosa farne documenti da conservare ? Non trovi più un file carta per il tuo ufficio o a fattura di che cosa hai bisogno? Ti lasci seppellire dalscartoffie amministrativo, il posta, il prescrizioni dove il documentibanche o assicurazioni ? Tutto pratico quindi ti offre un metodo efficace in 6 passaggi per non essere mai più travolto e organizzare facilmente il Conservazione delle documenti in uno quaderno ad anelli, un armadio di stoccaggio, un armadietto di immagazzinaggio o anche un file mensola.Scoprire Come? "O" Cosa archivio le sue carte una volta per tutte.

6 passaggi per classificare fatture, documenti importanti, posta ...

1- Prima di mettere in ordine: definire l'ubicazione di un punto strategico

Questa posizione strategica è il luogo in cui dovrai aprire il posta quotidiano.

Può essere l'ingresso, il soggiorno o la cucina, l'importante è che sia a vista.

A questo punto, inserirai un file scatola di scarpe qualsiasi contenitore e un bidone della spazzatura carta : qualsiasi spazzatura può fare il trucco.

Nella scatola da scarpe, in un cesto in vimini, o in qualsiasi altro contenitore, smaltirai alla rinfusa, senza smistamento, il posta per rispondere, il fatture a pagare, il documenti importanteS per archiviarli e nel cestino li getterai prospetto e buste inutili.

Suggerimenti

Limitare i documenti!

Preferisci l'addebito diretto

Gestisci i tuoi account online

Ricevi le tue dichiarazioni via e-mail

Rifiutali prospetto distribuito nella cassetta delle lettere, indicandolo chiaramente

2 - Prima di mettere in ordine: definire l'ubicazione di un secondo punto strategico

Questa posizione può essere uno o più scaffali, scaffali della libreria, l'interno di un mobile: cassettiera, armadio, cassetto sotto il letto, modulo sotto un tavolo), lì verranno archiviati i file che conterranno banconote e carta.

3 - Prima di riporre: installare il materiale di stoccaggio

Nel punto in cui hai intenzione di aprire la posta e dove hai posizionato un armadietto o una scatola da scarpe, metti un perforatore e un sacchetto per congelatore che può essere chiuso con una cerniera.

In questa borsa troverai un libretto degli assegni, francobolli, graffette, buste, un gommone, una penna e dei post-it.

Ovvero tutto il materiale necessario per poter pagare le tue fatture e rispondere alla tua mail.

4 - Conservazione delle carte: il metodo da adottare

Non appena arriva una fattura, una dichiarazione o una lettera, aprila e leggila e, se possibile, getta la busta gettandola nella spazzatura.

Se si tratta di una lettera commerciale poco importante: gettala immediatamente.

Se è una lettera urgente, rispondi immediatamente (nessuna scusa poiché hai tutto il materiale necessario nell'armadietto o nella scatola.

La lettera scritta urgente o la fattura pagata, depositala annotata nella scatola delle scarpe o nell'armadietto, nella pila in mezzo a tutte le altre carte nel contenitore che hai preparato: scatola da scarpe, armadietto.

Se la fattura non è urgente, se non hai tempo di rispondere, faccelo sapere agli altri documenti nell'armadietto o nella scatola da scarpe. Ogni settimana, contemporaneamente, lo trasferirai al file Dossier appropriato.

Perché e questa è l'unica soluzione per non essere mai più travolti, una volta alla settimana, in un giorno specifico e in un momento prestabilito, è necessario trasformarsi in una routine!

Quindi, da oggi, ogni settimana, alla stessa ora (ad esempio domenica sera), porterai con te la scatola o il contenitore, per esaminarne il contenuto, rispondere alle lettere, pagare le bollette quindi trasferire ogni foglio in una cartella già previsto a questo scopo nel tuo raccoglitore.

Se non ricevi alcune fatture o lettere, puoi lasciarle sciolte nell'armadietto e, ogni settimana, nel giorno indicato, pagare o rispondere alla posta ...

Se ricevi molte fatture, prepara nel contenitore 3 cartelline, recanti un'etichetta con la menzione:

- da pagare questa settimana.

- da pagare entro 15 giorni

- da pagare entro la fine del mese

Se ricevi un posta ministro, non siate avari con le magliette li identificherete con verbi di azione (leggere, classificare, rispondere, pagare, organizzare ...)

Questo ordinamento, ovviamente, sarà valido solo per una settimana.

I migliori amici della conservazione della carta

- Fogli di plastica perforati

- Camicie e magliette intime di tutti i colori

- Interleaves

- Un raccoglitore di fatture (all'anno)

- Etichette

- Un pugno

- Graffette

Ogni anno apri un raccoglitore diverso, specificando l'anno sul bordo.

In questo raccoglitore metterai:

Il fatture, ricevute, note d'albergo, ricevute di pagamento e annotate (data di pagamento, numero di assegno e nome della banca) nelle apposite cartelle, in plastica. Usa un post-it se devi completare i tuoi appunti.

Corrispondenza riferita a queste fatture o ricevute.

Se la data del messaggio o dell'estratto conto è difficile da leggere, riscriverla in modo più leggibile direttamente o utilizzando Post it.

Ma non riordinare mai nello schedario fatture non pagato!

Per orientarti, scegli un colore della camicia per ciascuna area

Esempio:

Rosso per la banca

Blu per l'assicurazione

Giallo per i veicoli

Verde per apparecchiature hi-fi

Rosa per bambini

Ma puoi creare le tue camicie e le magliette se hai della carta da regalo o dipinte con fantasie fantastiche!

Rimane una scelta molto personale. L'importante è identificarlo correttamente per trovare velocemente le carte che hai immagazzinato e di cui hai bisogno.

L'importante nella conservazione delle carte e che non appena si usa una cartellina, etichettarla senza dimenticare di specificare le date di creazione sull'etichetta

Non esitate a utilizzare più sottocartelle nello stesso file. Datali.

E usa i divisori! Grazie a questo sistema, troverai facilmente il documento giusto nel giorno in cui ne avrai bisogno.

Classificare i documenti bancari

Per quanto riguarda l'archiviazione delle carte bancarie, se siete clienti di banche diverse, se ricevete molti scontrini da loro e se si accumulano le matrici di assegno, uno schedario non sarà sufficiente.

Inseriscili nelle tasche con cerniera, etichettate per mese e per banca. Metterai tutto alla rinfusa in una scatola anch'essa etichettata.

Lo farai, utilizzando una scatola per i tuoi "file grandi", come l'atto di vendita per la casa, i file bancari (ad esempio per l'assicurazione sulla vita, i contratti e le condizioni non fanno pochi fogli, ma è un intero file ... impossibile da perforare e infilare in uno schedario.

Ma per evitare di avere troppe scatole, non essendo questi documenti che tirerai fuori spesso, conservale nella stessa scatola (avendo ovviamente cura di raggrupparle in una cartellina ben chiusa ed etichettata.

Conserva queste scatole in soffitta o in una cantina non umida e priva di polvere. O anche sotto un letto!

5 - E l'archiviazione di altri documenti? Carta identità o ordinanze

Ovviamente non si tratta di classificare i file fatture pagato, il libretto di famiglia e gli ordini del medico insieme!

A ciascuno il suo file!

LConservazione di documenti importanti, assicurazioni, tasse, bambini (uno per fascicolo), salute, vita professionale, auto, casa, ecc. ... Apri un'altra cartella di lavoro o usa quella che hai appena aperto.

A parte, separati da un divisorio, raggrupperai ciascuna delle carte importanti nella loro custodia di plastica perforata o all'interno di cartelle in file titolati, raggruppati per settore.

Lo farai per i vari televisori, Internet, telefono, contratti di manutenzione (riscaldamento, boiler ...), per qualsiasi altra carta e per le fotocopie.

Fotocopia i tuoi documenti

Fai fotocopie di tutti i documenti importanti: carta d'identità, passaporto, certificato della carta vitale, libretto di famiglia e tutti i documenti che dovrebbero accompagnarci per tutta la vita. E, naturalmente, non conservarli dove sono gli originali, ma in ufficio o in una cassaforte.

Scansiona i tuoi documenti

Carta d'identità, passaporto, patente di guida, biglietto aereo, numero di telefono in caso di smarrimento della carta di credito e numero di questa carta. Sul computer, nella tua casella di posta, nella sezione "Bozze", crea una cartella con tutte le sue informazioni.

Archiviazione dei manuali utente

Mettere via le istruzioni per l'uso dell'elettrodomestico sfuso in una scatola di cartone, non lontano dalla cucina o lavanderia in cui si trova.

Mettere via il Manuale delle giocattoli bambini in uno schedario, nella loro stanza, a portata di mano

Archiviazione di cataloghi e brochure

Mettere via cataloghi e prospetto, in una scatola o in un contenitore sul tavolino, vicino alla poltrona dove si guarda la televisione. Approfitterete di questo momento per sfogliarli, ritagliare ciò che vi interessa e gettare, in un cestino ai vostri piedi, tutto ciò che non vi interessa.

6 - Tutti i documenti sono ora ben classificati e disposti

Conserva il tuo nuovo schedario ordinatamente in ordine sullo scaffale o nel suo armadietto fino alla prossima settimana!

Poi annota nel tuo diario la data in cui ogni anno butterai via le carte ormai inutili che ti sei comunque premurato di archiviare nei tuoi vari raccoglitori!